PRIVACYVERKLARING DUURZAAM DIEP B.V.

Verwerkingsverantwoordelijke: Duurzaam Diep B.V.
Bezoekadres: Hogeveenseweg 29, 2731 LA Benthuizen
Postadres: Bunchestraat 49, 2811 SK Reeuwijk
KvK-nummer: 99889315
E-mail privacyverzoeken: info@duurzaamdiep.nl
Website: www.duurzaamdiep.nl
Versie: T1.0 – 4 september 2026

I. Verantwoordelijke en reikwijdte

Artikel 1. Wie is verantwoordelijk?

1.1 Duurzaam Diep B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar onderneming, website, offerteaanvragen, projecten, rapportages, administratie en communicatie.

1.2 Vragen en privacyverzoeken kunnen worden gestuurd naar info@duurzaamdiep.nl.

Artikel 2. Voor wie geldt deze verklaring?

2.1 Deze verklaring geldt voor opdrachtgevers, contactpersonen, websitebezoekers, bewoners en eigenaren van projectlocaties, leveranciers, onderaannemers, adviseurs, sollicitanten en andere personen met wie Duurzaam Diep contact heeft.

2.2 Wanneer een zakelijke opdrachtgever persoonsgegevens van andere personen verstrekt, moet hij daarvoor een geldige grondslag hebben en betrokkenen informeren waar dat nodig is.

Artikel 3. Bronnen van persoonsgegevens

3.1 Duurzaam Diep ontvangt persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen, van opdrachtgevers of projectpartners, via de website, uit correspondentie, uit openbare bronnen en tijdens werkzaamheden op locatie.

3.2 KLIC- en projectinformatie kan gegevens bevatten over contactpersonen, eigenaren, beheerders, adressen en locaties.

II. Persoonsgegevens, doeleinden en grondslagen

Artikel 4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1 Afhankelijk van de relatie kan Duurzaam Diep de volgende gegevens verwerken:

a. naam, adres, woonplaats, bedrijfsnaam en functie;
b. telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie;
c. projectadres, locatie, planning, tekeningen, foto’s en toegangsgegevens;
d. offertes, overeenkomsten, facturen en betalingsinformatie;
e. meetpunten, rapportages, GEF-bestanden en projectmetadata;
f. klachten, schadegegevens en verzekeringscorrespondentie;
g. website-, cookie-, apparaat- en analytische gegevens;
h. sollicitatie- en personeelsgegevens wanneer Duurzaam Diep personeel werft of inzet.

4.2 Duurzaam Diep vraagt niet doelbewust om bijzondere persoonsgegevens, tenzij verwerking noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Artikel 5. Doeleinden

5.1 Duurzaam Diep verwerkt persoonsgegevens voor:

a. het beantwoorden van vragen en opstellen van offertes;
b. het sluiten, plannen en uitvoeren van overeenkomsten;
c. werkvoorbereiding, KLIC, locatiecontrole, sonderingen en rapportage;
d. het delen van projectgegevens met betrokken projectpartijen;
e. facturatie, boekhouding en wettelijke administratie;
f. kwaliteitscontrole, klachtenbehandeling, bewijs en schadeafhandeling;
g. beveiliging, beheer en verbetering van website en bedrijfsvoering;
h. publicatie van projectbeelden wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
i. werving en selectie wanneer dat van toepassing is.

Artikel 6. Grondslagen

6.1 Duurzaam Diep verwerkt persoonsgegevens op een of meer van de volgende grondslagen:

a. uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan op verzoek van de betrokkene;
b. nakoming van wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen;
c. gerechtvaardigde belangen, zoals projectuitvoering, beveiliging, bewijs, kwaliteitsverbetering en bedrijfsvoering, na afweging van de belangen van betrokkenen;
d. toestemming, onder meer wanneer die nodig is voor niet-noodzakelijke cookies of bepaalde publicaties van beeldmateriaal.

Artikel 7. Verplichte en vrijwillige verstrekking

7.1 Gegevens die nodig zijn voor een offerte, overeenkomst, veilige uitvoering of wettelijke verplichting moeten worden verstrekt. Zonder deze gegevens kan Duurzaam Diep een aanvraag mogelijk niet behandelen of een opdracht niet uitvoeren.

7.2 Gegevens voor marketing, niet-noodzakelijke cookies of publicatie worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Artikel 8. Geautomatiseerde besluitvorming

8.1 Duurzaam Diep neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor betrokkenen hebben.

III. Ontvangers, leveranciers en internationale doorgiften

Artikel 9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

9.1 Voor zover noodzakelijk kan Duurzaam Diep persoonsgegevens delen met:

a. opdrachtgevers, bewoners, eigenaren en contactpersonen van de werklocatie;
b. aannemers, constructeurs, ingenieurs, kwaliteitsborgers, gemeenten en andere projectpartijen;
c. onderaannemers, waaronder J. Kukler Infra B.V. wanneer grond-, straat- of herstelwerk wordt ingezet;
d. boekhoudkundige, juridische, verzekerings- en IT-dienstverleners;
e. overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk verplicht is;
f. digitale leveranciers die nodig zijn voor website, communicatie, opslag, administratie en analyse.

9.2 Duurzaam Diep verkoopt geen persoonsgegevens.

Artikel 10. Digitale diensten

10.1 Duurzaam Diep gebruikt binnen de huidige bedrijfsvoering Framer voor de website en websiteformulieren, SnelStart voor boekhouding en facturatie, Apple iCloud voor gedeelde bestandsopslag, een e-mail- en agendadienst die via Outlook wordt gebruikt, Google voor Analytics en Search Console en Meta voor Facebook en Instagram.

10.2 Deze leveranciers verwerken alleen de gegevens die voor hun betreffende dienst nodig zijn. Duurzaam Diep maakt waar vereist afspraken over beveiliging, geheimhouding, subverwerkers, datalekken, bewaartermijnen en verwijdering.

10.3 Een leverancier kan voor bepaalde eigen doeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval geldt mede de privacyinformatie van die leverancier.

Artikel 11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

11.1 Digitale leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.

11.2 Waar dit aan de orde is, gebruikt Duurzaam Diep de dienst op basis van een toepasselijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor een gecertificeerde ontvanger of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

IV. Bewaartermijnen en beveiliging

Artikel 12. Bewaartermijnen

12.1 Duurzaam Diep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, tenzij een wettelijke verplichting, geschil of aantoonbaar gerechtvaardigd belang een langere termijn vereist.

12.2 Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

a. financiële basisadministratie en facturen: zeven jaar, en tien jaar wanneer fiscale regels voor onroerende zaken dit vereisen;
b. niet-geaccepteerde offerteaanvragen: maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact;
c. overeenkomsten, projectdossiers, rapportages, ruwe meetgegevens en projectcorrespondentie: in beginsel vijf jaar na afronding;
d. klachten, incidenten en schadeclaims: zolang nodig voor afhandeling en de toepasselijke verjarings- en bewaartermijnen;
e. projectfoto’s voor administratie en bewijs: in beginsel vijf jaar na afronding;
f. beelden voor publicatie: zolang het publicatiedoel en de gekozen grondslag bestaan;
g. cookie- en analytische gegevens: volgens de instellingen en termijnen van de betreffende dienst;
h. sollicitatiegegevens: in beginsel vier weken na afronding, of maximaal een jaar met geldige toestemming.

Artikel 13. Beveiliging

13.1 Duurzaam Diep treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, accountbeveiliging, updates, versleutelde verbindingen, bevoegdhedenbeheer en zorgvuldig delen van bestanden.

13.2 Alleen personen en ingeschakelde partijen die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang tot klant- en projectgegevens.

Artikel 14. Datalekken

14.1 Duurzaam Diep registreert beveiligingsincidenten en beoordeelt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wettelijk verplicht is.

14.2 Mogelijke datalekken kunnen direct worden gemeld via info@duurzaamdiep.nl.

Artikel 15. Verantwoordelijkheid van derden

15.1 Wanneer Opdrachtgever of een projectpartij zelfstandig het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, is die partij zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving binnen haar rol.

V. Website, cookies en beeldmateriaal

Artikel 16. Websiteformulieren

16.1 Via de website kunnen onder meer naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres of plaats van het project, een omschrijving van het bouwplan of de onderzoeksvraag en de gewenste planning worden verstrekt voor een offerteaanvraag of contactverzoek.

16.2 De verstrekte gegevens worden gebruikt voor beoordeling van de aanvraag, communicatie, het opstellen van een offerte en eventuele uitvoering van de opdracht. De gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat daarvoor noodzakelijk is.

Artikel 17. Cookies en vergelijkbare technieken

17.1 Noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor de werking en beveiliging van de website.

17.2 Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, vormt toestemming de grondslag en kan de bezoeker zijn keuze later wijzigen of intrekken.

17.3 De website kan gebruikmaken van Google Analytics en functies van Meta. De daadwerkelijk geplaatste cookies en hun duur hangen af van de website-instellingen en de door de bezoeker gemaakte keuze.

17.4 Google Search Console wordt gebruikt om de vindbaarheid en technische prestaties van de website te beoordelen en is niet zonder meer hetzelfde als het plaatsen van een websitecookie.

Artikel 18. Projectfoto’s

18.1 Foto’s voor projectadministratie, kwaliteitscontrole en bewijs kunnen worden verwerkt voor uitvoering van de overeenkomst of op basis van een gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.

18.2 Bij publicatie worden personen, kentekens, huisnummers en andere herleidbare elementen waar nodig vermeden of afgeschermd.

18.3 Wanneer toestemming de grondslag voor publicatie is, wordt deze aantoonbaar vastgelegd en kan zij voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

Artikel 19. Kinderen

19.1 De diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen. Persoonsgegevens van minderjarigen die toch in projectinformatie of beeldmateriaal voorkomen, worden met extra terughoudendheid verwerkt.

VI. Rechten, klachten en wijzigingen

Artikel 20. Rechten van betrokkenen

20.1 Betrokkenen kunnen binnen de wettelijke voorwaarden verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking.

20.2 Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

20.3 Een verzoek kan worden ingediend via info@duurzaamdiep.nl. Duurzaam Diep kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om de identiteit vast te stellen.

Artikel 21. Afhandeling van verzoeken

21.1 Duurzaam Diep reageert in beginsel binnen een maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd; de betrokkene wordt daarvan tijdig op de hoogte gesteld.

21.2 Een verzoek wordt kosteloos behandeld, tenzij het kennelijk ongegrond of buitensporig is en de wet een redelijke vergoeding of weigering toestaat.

Artikel 22. Klachten

22.1 Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend via info@duurzaamdiep.nl.

22.2 Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 23. Wijzigingen

23.1 Duurzaam Diep kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer verwerkingen, leveranciers of wetgeving wijzigen.

23.2 De actuele versie wordt op de website gepubliceerd met een versiedatum. Materiële wijzigingen worden waar passend actief gecommuniceerd.

Artikel 24. Inwerkingtreding

24.1 Deze publicatieversie T1.0 treedt in werking op 4 september 2026 en blijft gelden totdat zij door een nieuwere gepubliceerde versie wordt vervangen.